In dit artikel geef ik je één van de basistechnieken waarmee je serieus tijd en dus geld kunt besparen. En bovendien rust in je hoofd omdat je er definitief grip mee kunt krijgen op je e-mail. Deze basistechniek noem ik e-mailmanagement. Of; hoe manage ik mijn Postvak IN.
Hoe houd je jouw Postvak in leeg? De basis van e-mailmanagement:
Doe dit bijvoorbeeld 1 of 2 keer per dag. Dit is alleen bedoeld om je mailbox leeg te maken en hele korte antwoorden te versturen. Kies andere momenten om mail te beantwoorden die meer tijd vraagt. Als je dit consequent gaat doen, heb je 2 keer per dag je Postvak In leeg en altijd overzicht op je werk. In de bovenstaande laat ik je zien wat dit betekent voor de verwerking van mijn e-mail.
Maak eerst 3 mappen aan; 1 Snel Actie, 2 Later Actie, 3 Geen Actie. Maak die mappen aan in de hoofdmap door rechts te klikken op je e-mailadres boven je Postvak IN. Door de getallen ervoor te plaatsen komen de mappen netjes onder elkaar te staan.
Je stelt je elke keer 5 vragen bij het leegmaken van je Postvak In. De 5 vragen voor e-mailmanagement:
- Kan ik de e-mail kort beantwoorden? Doe dan dan ook meteen;
- Moet ik de e-mail vandaag of morgen beantwoorden? Verplaats die e-mail naar de map 1 Snel Actie en beantwoord op de momenten die je gepland hebt om e-mail te verwerken;
- Vraagt de e-mail in de toekomst werk? Verplaats de mail naar 2 Later Actie en koppel er eventueel een herinnering aan;
- Wil je de e-mail na lezen bewaren? Verplaats de e-mail naar de map 3 Geen Actie, je archiefmap;
- Kan de e-mail na lezen verwijderd? Delete.
Je to-do lijsten
Het lijstje met herinneringen en de map 1 Snel Actie zijn je to do lijsten. Hieruit werk je jouw taken af.
Actie op verzonden e-mail bewaken
Vaak zul je e-mails verzenden waarna je moet wachten op actie van de geadresseerde(n) Hoe bewaak je dat? Door er voor verzending een Herinnering ‘aan te hangen’.
Als je denkt dat e-mailmanagement voor jou of jouw organisatie kan werken noteer dan je hier je gegevens dan maken we een vrijblijvend een afspraak. Dan kan ik je vrijblijvend vertellen hoe je minimaal 30% op de e-mailtijd van jou en je collega’s kunt besparen.
Succes!
Met vriendelijke groet,
Jeroen Engelaer
Proficiency