Krijg jij véél e-mails van je collega’s? Zijn veel van die e-mails in CC gestuurd? Verwachten jouw collega’s dat je ‘snel’ reageert op e-mails die ze je gestuurd hebben?

Als je één of meer van bovenstaande vragen met ja kunt beantwoorden werk je mogelijk in een organisatie waarvan de medewerkers ‘verzuipen’ in de interne e-mail. Dat is een groot probleem omdat deze medewerkers langer bezig zijn met het lezen en beantwoorden van de interne e-mail, dan dat ze bezig zijn met het werk waar ze voor zijn aangesteld. Er is sprake van e-mailterreur en hoog tijd voor een e-mailetiquette!

Mijn workshops en trainingen richten zich op het managen van de mailbox nàdat de mail is binnengekomen. Het is in de hierboven geschetste situatie echter ook nodig om iets te doen aan de toestroom van e-mail, vóórdat deze in je mailbox komt. Ik help organisaties e-mailterreur op te lossen met een e-mailetiquette.

Wat kan de organisatie doen? Een paar tips:

• maak de ”cc-cultuur’ bespreekbaar en maak afspraken over wanneer er cc-mail gestuurd moet worden en vooral wanneer niet!
• formuleer een e-mail zodanig dat er alleen een kort antwoord nodig is. Wanneer een collega een vraag of probleem bij je neerlegt, vraag hem of haar er het voorgestelde antwoord of oplossing erbij te geven. Zodat jij daar kort op kunt reageren met bijvoorbeeld, ja, nee, goed idee, et cetera.
• vermijd discussies en ‘gesprekken’ via e-mail. Pak de telefoon of ga langs.
• voel je verwarring of irritatie over een e-mail van je collega; reply niet, maar ga langs of pak de telefoon.
• als je dezelfde dag reactie wilt op een e-mail, bel dan even of stuur een Whatsapp.
• doe aan ‘verwachtingsmanagement‘; reageer niet te snel op een e-mail. Dit is wel aardig en collegiaal maar schept ook de verwachting dat je dit altijd doet.

De bovenstaande tips kan de organisatie verwerken in een protocol of in een e-mailetiquette. Wil je hulp en meer tips en trucs om je mailbox en die van je collega’s op orde te houden? Bel me dan, ik kom graag een keer vrijblijvend langs om de mogelijkheden te bespreken. Klik hier voor meer informatie over de workshop Stop de e-mailcultuur.

Met vriendelijke groet,

Jeroen Engelaer
Proficiency