Maak het jezelf makkelijk, laat Outlook voor je werken

Standaard tekst in een e-mail

by

Maak het jezelf makkelijk, laat Outlook voor je werken

Standaard tekst in een e-mail

by Jeroen

by Jeroen

Vorige week sprak ik Joke, ze is officemanager en heeft een eigen bedrijf. Ze had mij gevraagd met haar een één op één VIP-sessie te doen. Één van de vragen die ze mij stelde was hoe ze een standaard tekst in een e-mail kon automatiseren. Joke beheert een aantal mailboxen van bedrijven en stuurt vaak min of meer standaard e-mails. Elke keer bedenkt ze weer opnieuw de tekst voor deze e-mails of zoekt in haar Verzonden items naar een eerder gestuurd voorbeeld. ‘Kan dat niet anders’ vroeg ze mij.

Jazeker kan dat anders, en vooral makkelijker.

Hoe vaak gebruik jij een standaard tekst in een e-mail? Bijvoorbeeld voor het vragen of geven van informatie, het aanvragen of versturen van een offerte? En hoe vaak moet je elke keer weer nadenken over een nette formulering van deze standaard tekst?

Dat kan anders.Dat kan efficiënter en meer gericht op Timemanagement.

Outlook heeft een handig tooltje dat ‘Snelonderdelen’ heet.

Daarmee kun je veelgebruikte standaard teksten opslaan en makkelijk invoegen in een e-mail. En dat bespaart natuurlijk weer tijd, tijd die je aan andere (leukere) dingen kan besteden.

Hoe werkt dit? Schrijf in Outlook een e-mail met een tekst die je vaker gebruikt. Selecteer deze tekst. Klik op in het Lint op ‘Invoegen’ en dan op ‘Snelonderdelen’.

Snelonderdelen

Klik dan op ‘Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen’ (helemaal onderaan).

Snelonderdelen selectie opslaan

Geef de tekst een naam en eventueel een beschrijving. De resterende onderdelen kan je overslaan.

Vanaf nu kan je alle standaard teksten die je hebt opgeslagen in Snelonderdelen met een paar muisklikken oproepen door op ‘Invoegen’ en dan ‘Snelonderdelen’ te klikken, en daarna op de standaardtekst die je wilt invoegen. Daarna heb je nog altijd de mogelijkheid de tekst aan te passen.

Gegarandeerde tijdsbesparing en professioneel. Handig toch?

Wil je met je team meer tijd besparen, werk maken van Timemanagement en Outlook? Noteer hier je gegevens en ik vertel je de mogelijkheden.

Met vriendelijke groet,
Jeroen Engelaer
Proficiency

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Top