Ben je nu al bang voor die volle mailbox na je vakantie?
Je kent het wel, lekker een paar dagen of weken vakantie, maar die volle mailbox die je daarna aantreft… Wat doe je er mee, hoe kun je dat managen? In dit artikel geef ik je tips hoe je met een paar concrete stappen meteen na je vakantie kunt afrekenen met al die e-mail.
- Zorg ervoor dat vóór je met vakantie gaat, je mailbox hebt geschoond. Lukt dat niet, verplaats dan alle e-mail waar je ‘nog iets mee moet’ naar een aparte map;
- Blok nu al tijd in je agenda na je vakantie. Afhankelijk hoe veel e-mails je verwacht plan je één of meerdere uren in, meteen als je na je vrije dagen terug komt;
- Zorg ervoor dat je een lekkere vakantie hebt en goed uitrust 🙂
- Maak na je vakantie een map ‘vakantiemail’ aan, selecteer alle e-mails (Ctrl+A) en verplaats ze naar deze map;
- Scan meteen snel de hele lijst met e-mails. En verwijder meteen alles wat niet belangrijk is. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat je de onbelangrijke mails niet nog veel vaker langs ziet komen en tijd verliest;
- Handel alles wat wél belangrijk is en snel afgehandeld kan worden, meteen af;
- Alles wat wél belangrijk is en meer tijd vraagt zet je terug in je Postvak IN (wat verder dus leeg is!);
- De rest laat je even lekker staan en pakt dit later op als de ‘terug van vakantiehectiek’ een beetje is afgezakt;
- De e-mails in je Postvak IN zijn je ‘to do’ lijstje, de rest is afgehandeld of komt later.
Als je echt een einde wil maken aan de (vakantie) overload aan e-mail doe je er goed aan met e-mailmanagement te starten. In het 5-Sterrenprogramma leer ik jouw collega’s of medewerkers hoe ze dat continu kunnen doen. Dus vóór en ná hun vakantie. Klik hier voor meer informatie.
Mocht je nog op vakantie gaan dan wens ik je veel plezier en een overzichtelijke mailbox als je terug komt.
Met vriendelijke groet,
Jeroen Engelaer
Proficiency