Contacten onderhouden met Outlook zorgt voor simpel en doeltreffend contactbeheer (CRM).

Wist je dat je met Outlook eenvoudig je contacten kunt onderhouden en bijhouden? Dit wordt ook wel CRM (Customer Relationship Management) genoemd. Je hebt er geen dure of ingewikkelde CRM pakketten voor nodig, kan gewoon in Outlook.

In het tekstveld van je contacten kun je eindeloos tekst kwijt met eventuele bijlagen. Als je elk nieuw contactmoment met de contactdatum bovenaan in het notitieveld zet, krijg je een mooi chronologisch overzicht van alle contactmomenten. Dit is ook leesbaar in de contactenapp op je telefoon.

Ook handig is het om bijvoorbeeld aan de contacten die je regelmatig even wilt bellen of mailen een Taak met Herinnering te hangen. Ik doe dit met klanten en deelnemers die ik een paar maanden na een workshop even wil bellen. Door de Taak met Herinnering word ik er door Outlook aan herinnerd. Hoeft dus niet op mijn To Do lijst. Hoe doe je dat?

Activeer de module Taken in Outlook (of Ctrl+4). Zorg ervoor dat je de Beeldinstelling niet op Personen zet, want dan is het notitieveld niet zichtbaar. Dit kun je wijzigen door in het Lint het tabblad Beeld te kiezen en daarna Weergave wijzigen. Elke weergave is goed behalve Personen. Zelf vind ik de weergave Telefoon of Lijst het prettigst.

 

Als je nu een Contact opent in een nieuw venster (dubbelklikken), zie je rechts een tekstveld (Notities), daar kun je je contactmomenten kwijt. Als je een Herinnering aan het contact wilt hangen, klik dan in het Lint op ‘Opvolgen’ en ‘Herinnering toevoegen’. In het volgende venster kun je aangeven wanneer je een Herinnering wilt krijgen.

Lijkt je dit handig en wil je ook weten hoe je Outlook in kunt zetten voor je CRM en als timemanagementinstrument? Ik maak graag een vrijblijvende afspraak om de mogelijkheden bespreken. Laat hier je gegevens achter en ik bel je.

met vriendelijke groet,
Jeroen Engelaer
Proficiency