Laat duidelijk zijn: e-mail is een geweldig communicatie-instrument. Snel, flexibel, altijd toegankelijk. Maar die positieve kanten zorgen ook meteen voor een diepe valkuil, want de drempel om een mail te versturen ligt erg laag, naar één, twee of twintig geadresseerden. Niet altijd even efficiënt, soms ronduit storend. Resultaat: uitpuilende mailboxen en stress. Komt dit je bekend voor? Wordt het dan niet eens tijd voor een training e-mailmanagement bij Proficiency?
Effectief e-mailmanagement
Proficiency zorgt voor effectief e-mailmanagement met cursussen Outlook en e-mailetiquette, zowel voor individuele managers als voor complete teams. Hierdoor krijgen jij en je medewerkers weer grip op het mailverkeer.
Mail niet de hele dag door
Het is verleidelijk: hap-snap door de dag heen je mail checken. Maar het is veel efficiënter om daar één of twee vaste momenten op de dag voor te reserveren. Op die tijdstippen maak je je inbox leeg en verstuur je alleen korte antwoorden. Voor afhandeling van uitgebreidere mailberichten kies je een ander moment op de dag.
Beheer je mail met 3 mappen en 5 vragen
De basis van goed e-mailmanagement is eigenlijk eenvoudig. We leggen het hier even kort uit. Doe er je voordeel mee!
Maak eerst drie mappen aan:
- Snel Actie
- Later Actie
- Geen Actie
Stel jezelf dan bij elke mail de volgende vragen:
- Kan ik de e-mail kort beantwoorden? Doe dit dan direct.
- Moet ik de e-mail vandaag of morgen beantwoorden? Sleep de mail naar map 1.
- Vraagt de e-mail in de toekomst werk? Geef het bericht een herinnering en zet hem in map 2.
- Wil ik de e-mail na lezen bewaren? Verplaats hem naar map 3.
- Kan ik de e-mail na lezen verwijderen? Meteen deleten.
E-mailetiquette: kwestie van goede afspraken
Organisaties kunnen verzuipen in de interne mail: te veel onderling mailverkeer, overbodige cc’s, de druk van snel moeten reageren. Geldt dat ook voor jouw bedrijf of afdeling? Is daar ook sprake van e-mailterreur? Proficiency adviseert hoe hierover goede afspraken gemaakt kunnen worden. Zo werk je al aan e-mailmanagement voordat mails verstuurd worden.
Is jouw organisatie ook toe aan e-mailmanagement?
Neem vandaag nog contact op met Jeroen Engelaer. Hij komt graag bij je langs om te bespreken hoe Proficiency jou en je organisatie kan verlossen van e-mailterreur.