Wil je maximale tijdwinst? Wil je effectiever en efficiënter werkende medewerkers? En wil je kosten besparen? Kies dan voor de teamtraining Timemanagement met Outlook van Proficiency.
Herken je dit bij de medewerkers waar je leiding aan geeft?
- je ziet ze worstelen met hun tijd
- er is stress en ziekteverzuim ten gevolge van werkdruk
- mailboxen staan vol met onbeantwoorde mails
- ze worden continu afgeleid en vliegen van de hak op de tak
- er zijn collega’s die altijd vroeg komen en laat naar huis gaan
- afspraken lopen naadloos in elkaar over, voorbereiding of uitwerking gebeurt te weinig
- instrumenten als de computer en de software daarop, worden lang niet altijd slim gebruikt
- je hebt al vaak laten zien hoe het beter kan, maar ze het lijkt niet over te komen
- ze maken een gehaaste indruk, komen te laat en onvoorbereid op vergaderingen
- projecten duren lang, er is irritatie over werk wat maar niet af komt
- je hebt het gevoel dat er veel tijd wordt verspild
En jij wordt continu lastig gevallen om weer een brandje te blussen en problemen op te lossen. Je vraagt je af of je medewerkers niet wat zelfstandiger hun werk kunnen doen.
Hoe zou het zijn voor jou als
- het ziekteverzuim door werkdruk afneemt
- je medewerkers gestructureerder aan het werk zijn
- afspraken worden nagekomen
- je niet meer wordt lastig gevallen met problemen die jouw medewerkers eigenlijk zouden moeten oplossen
- de productiviteit toeneemt
- klanten meer tevreden zijn en medewerkers minder gestresst
- de sfeer merkbaar verbeterd
- je medewerkers gefocust hun werk doen
Dit is mogelijk als
we met je team aan de slag gaan met het programma: Slim werken in Minder Tijd
Met dit programma leren je medewerkers waarom ze tijd verspillen en wat ze kunnen doen om weer tijd te winnen door efficiënter te werken. Ze leren tijdvreters herkennen en hoe deze te elimineren. Ze leren planmatig te werken, keuzes te maken en te delegeren. Ze leren instrumenten zoals Microsoft Outlook, Teams en OneNote slim in te zetten waardoor ze tijd besparen.
Een groepstraining is efficiënt en snel terugverdiend als je deze afzet tegen de investering.
Aan het einde van de samenwerking weten je medewerkers
- wat ze moeten doen om elke dag tijd besparen
- hoe ze grip kunnen houden op hun werk
- hoe slimme doelen en acties hen helpen kritisch om te gaan met hun tijdsbesteding
- hoe ze op een gezonde manier om kunnen gaan met werkdruk en werklast
- hoe ze weer ‘in control’ zijn over hun agenda
- hoe ze efficiënt een aantal veel gebruikte computerprogramma’s kunnen gebruiken
- hoe ze hun focus kunnen trainen
Ervaringen van klanten
‘Alles bij elkaar heeft deze aanpak voor overduidelijke verbeteringen gezorgd in het bedrijf. Zelf heb ik ook veel plezier van de tools die Jeroen ons heeft geleerd.’
Arnold van der Zee, HR-manager Heidelberg Benelux
‘Ik weet zeker dat we een meervoud aan tijd gaan besparen dan wat we aan de trainingen hebben besteed. Daarmee is de training echt een succes en zijn geld waard!’
Remco Steijlen, Directeur GeldXpert
Wat krijg je?
- voorafgaand aan het programma een inventarisatie met een aantal deelnemers
- één (optionele) workshop over de mailcultuur in jouw organisatie
- twee of meer dagdelen groeps training
- mijn boek ‘Wil jij meer TIJD? Win een uur per dag door slimmer te werken’
- handig bureauaccessoire met de meest voorkomende sneltoetscombinaties;
- bewaarkaart met de 5 stappen voor efficiënt e-mailmanagement;
- exclusief toegang tot een website met aanvullend materiaal en opdrachten;
- individuele begeleiding van alle deelnemers
- een terugverdientijd van gemiddeld 25 werkdagen
Dit programma bestaat uit 5 stappen
Stap 1 inventarisatie van de uitdagingen:
Met een aantal deelnemers zijn er individuele gesprekken om de timemanagementuitdagingen helder te krijgen. Dit levert een maatwerk training op.
Stap 2 E-mailetiquette:
Met een gemêleerde groep collega’s van hoog tot laag in de organisatie gaan we een e-mailetiquette inrichten. Het resultaat hiervan is dat e-mailterreur en volle inboxen verdwijnen.
Stap 3 Timemanagementplannen:
We maken een timemanagementplan voor het team als geheel en voor iedere deelnemer individueel. Met concrete doelen en acties wordt tijd bespaard en komt er weer overzicht in het werk.
Stap 4 Slim communicatiemanagement:
Deelnemers leren veel voorkomende handelingen geautomatiseerd te verwerken voor maximale tijdwinst. Slim gebruik van Microsoft Outlook komt aan de orde. Men leert een handige manier voor het managen van e-mail en andere elektronische berichten. Dit levert tijd op, gemiddeld 30 minuten elke dag opnieuw.
Stap 4 Effectieve werkplanning:
In dit onderdeel gaat het over grip op de gehele workflow in werk en privé. Het managen van afspraken en beheren van contacten en taken komt aan bod. Een aantal productieverhogende Microsoft tools als Outlook Agenda, Taken, Plannen en OneNote worden toegelicht. overzicht en grip op werk is het resultaat.
Stap 5 individuele begeleiding:
Tijdens de training krijgen de deelnemers een aantal keren individuele hulp voor maximaal rendement. Ze krijgen van een ervaren mentor begeleiding om de doelen in hun timemanagementplan te realiseren.
Diana Meeder – Officemanager iL Office
iL Office is een snelgroeiende onderneming in (her)huisvesting van bedrijven, met een ontwerpstudio en een afdeling projectmanagement. Ons team is altijd bezig met het ontwikkelen van en verbeteren van onze interne processen. Daarnaast hebben wij mooie en ook grote projecten die een strakke planning en uitmuntende uitvoering eisen. Zelf pak ik als officemanager uiteenlopende taken op, van marketing tot financiële zaken. Hierdoor ben ik vaak het eerste aanspreekpunt binnen de organisatie. Ik moet mijn tijd dus optimaal plannen.
Het leek ons een goed plan om met het complete team bij Jeroen Engelaer een training timemanagement te volgen. Vooraf peilde Jeroen bij iedereen de individuele behoeftes. Deze integreerde hij later zo veel mogelijk in de trainingen voor de hele groep. Door covid-19 vonden de sessies online plaats. Ik merkte zelf dat ik hierbij sneller afgeleid raakte, maar Jeroen bereidde het strak voor en hield de trainingen compact, met 6 sessies van 1½ uur.
In de training werkten we aan inplannen met Outlook, indelen van je dag, benutten van je productiefste momenten en voorkomen van verstoringen. Jeroens boek Wil jij meer TIJD? hielp in de voorbereiding en is voor mij nog steeds een bijzonder handig naslagwerk. Het gaat er vooral om dat je nieuwe gewoonten bewust gaat toepassen. Bij de verwerking van e-mails is me dat heel goed gelukt. Zo check ik bijvoorbeeld nog maar maximaal drie keer per dag mijn inbox op binnengekomen mails.
Samen met Jeroen heb ik ook aan persoonlijke doelen gewerkt. We brachten mijn taken en verantwoordelijkheden in kaart; die krijgen nu altijd een vaste plek in mijn weekschema. Om taken te doen waarbij ik niet gestoord wil worden, plan ik thuiswerkdagen in. Op die manier heb ik goede stappen gezet. Jeroen blijft daarbij een fijne stok achter de deur om me aan mijn planning te houden.
Eigenlijk is het voor elke organisatie een goed idee om regelmatig in timemanagement te investeren. Door het aanbrengen van structuur gaat de kwaliteit van het werk omhoog. Iedere werkgever kan daar dus baat bij hebben. Voor mezelf kan ik zeggen dat ik nu minder last heb van stress en afleiding. Mijn werkgeluk is dankzij Jeroens training toegenomen en daar hebben ikzelf én mijn hele omgeving plezier van!